Erfahren Sie, wie Sie sich bei virtuellen Meetings professionell verhalten können und die besten Praktiken für Webcam-Nutzer kennen

Virtual Meeting Etikette: Dos und Don'ts für Webcam-Nutzer

Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Meeting

Vorbereitung

Testen Sie Ihre Technologie

Schaffen Sie eine angemessene Umgebung

Erstellen Sie eine Tagesordnung

Während des Meetings

Pünktlichkeit ist wichtig

Präsentieren Sie sich professionell

Aktive Zuhörerschaft

Etikette

Stören Sie nicht

Bleiben Sie auf Kurs

Respektieren Sie die Zeit

Nach dem Meeting

Senden Sie eine Zusammenfassung

Follow-up-Aktionen

Feedback einholen

Virtual Meeting Etiquette: Do's and Don'ts for Webcam Users

Vor dem Meeting sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Internetverbindung stabil und schnell genug ist, um eine reibungslose Video- und Audioübertragung zu gewährleisten.

Internetverbindung

Testen Sie Ihre Webcam und Ihr Mikrofon, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Stellen Sie sicher, dass Sie in einer gut beleuchteten Umgebung sitzen, damit Sie gut zu sehen sind.

Webcam und Mikrofon

Überprüfen Sie, ob Sie die richtige Software und Plattform für das Meeting verwenden. Laden Sie gegebenenfalls die neueste Version herunter und installieren Sie sie.

Software und Plattform

Wählen Sie einen ruhigen Ort, an dem Sie nicht gestört werden können. Schließen Sie Türen und Fenster, um Lärm von draußen zu minimieren. Schalten Sie Fernseher und andere Geräte aus.

Störungen minimieren

Achten Sie darauf, dass Ihr Hintergrund ordentlich und professionell aussieht. Vermeiden Sie unordentliche oder private Gegenstände, die im Hintergrund zu sehen sind.

Hintergrund

Stellen Sie sicher, dass Sie gut beleuchtet sind, damit Sie gut zu sehen sind. Vermeiden Sie starke Lichtquellen direkt hinter Ihnen, da dies zu Blendung führen kann.

Beleuchtung

Definieren Sie klare Ziele und Erwartungen für das Meeting. Was soll erreicht werden? Welche Themen sollen diskutiert werden?

Ziele des Meetings

Erstellen Sie eine detaillierte Agenda mit klaren Zeitvorgaben für jedes Thema. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer im Voraus über die Agenda informiert werden.

Agenda erstellen

Setzen Sie Prioritäten für die Themen, die diskutiert werden sollen. Legen Sie fest, welche Themen zuerst besprochen werden müssen und welche weniger wichtig sind.

Prioritäten setzen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich zum virtuellen Meeting erscheinen. Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Einladung zum Meeting erhalten haben und dass Sie die richtige Zeitzone berücksichtigt haben. Es ist auch eine gute Idee, sich frühzeitig einzuloggen, um sicherzustellen, dass Ihre Technologie funktioniert. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Technologie funktioniert, sollten Sie vor dem Meeting einen Test durchführen.

Vorbereitung ist der Schlüssel

Eine Verspätung kann sich negativ auf das Meeting auswirken, da es Zeit von anderen Teilnehmern und möglicherweise auch den diskutierten Themen ablenkt. Wenn Sie sich verspäten, sollten Sie sich entschuldigen und eine kurze Zusammenfassung dessen geben, was Sie verpasst haben, um auf den aktuellen Stand zu kommen.

Auswirkungen einer Verspätung

Obwohl es ein virtuelles Meeting ist, sollten Sie sich trotzdem professionell präsentieren, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Achten Sie darauf, angemessene Kleidung zu tragen, die für das Meeting geeignet ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Hintergrund ordentlich und aufgeräumt ist, um Ablenkungen zu minimieren.

Kleidung und Erscheinungsbild

Stellen Sie sicher, dass Sie während des Meetings höflich und respektvoll sind. Vermeiden Sie Multitasking und achten Sie darauf, dass Sie Augenkontakt mit anderen Teilnehmern herstellen, um Ihre Aufmerksamkeit zu signalisieren. Vermeiden Sie es, während des Meetings zu essen oder zu trinken, da dies unprofessionell wirken kann.

Verhalten während des Meetings

Um sicherzustellen, dass Sie ein aktiver Zuhörer sind, sollten Sie sich auf das Gespräch konzentrieren und vermeiden, abgelenkt zu werden. Stellen Sie Fragen, wenn Sie etwas nicht verstehen oder wenn Sie weitere Informationen benötigen. Wenn Sie Feedback geben, machen Sie es konstruktiv und respektvoll.

Hören Sie aufmerksam zu

Um Ihre Fähigkeit, aktiv zuzuhören, zu verbessern, sollten Sie Techniken wie Zusammenfassung und Wiederholung der besprochenen Punkte anwenden. Sie können auch Notizen machen, um wichtige Punkte festzuhalten und um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, sollten Sie versuchen, Ihre Umgebung zu ändern, um Ablenkungen zu minimieren.

Verbesserung der Fähigkeit zuhören

Um andere Teilnehmer nicht zu stören, sollten Sie unnötige Ablenkungen vermeiden. Schalten Sie beispielsweise Ihr Telefon aus oder stellen Sie es auf lautlos, schließen Sie Fenster und Türen, um Geräusche von draußen zu minimieren, und vermeiden Sie das Essen während des Meetings.

Vermeiden Sie Ablenkungen

Achten Sie darauf, dass Ihre Mikrofon- und Kameraeinstellungen während des Meetings korrekt sind. Vermeiden Sie es, während des Meetings Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon ständig ein- und auszuschalten, um andere Teilnehmer nicht zu stören.

Behalten Sie Ihre Mikrofon- und Kameraeinstellungen im Auge

Eine effektive Tagesordnung hilft Ihnen, das Meeting auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass keine irrelevanten Themen diskutiert werden. Erstellen Sie vor dem Meeting eine Agenda und teilen Sie sie den Teilnehmern im Voraus mit.

Als Moderator des Meetings sollten Sie sicherstellen, dass das Meeting auf Kurs bleibt und keine irrelevanten Themen diskutiert werden. Führen Sie das Meeting durch und halten Sie die Teilnehmer dazu an, sich auf die Tagesordnung zu konzentrieren.

Moderieren Sie das Meeting

Um sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich beginnt, sollten Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer rechtzeitig eingeladen werden und genügend Zeit haben, sich vorzubereiten. Beginnen Sie das Meeting pünktlich, um die Zeit der Teilnehmer zu respektieren.

Beginnen Sie pünktlich

Planen Sie genügend Zeit für das Meeting ein und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über die Dauer des Meetings informiert sind. Verzögert sich das Meeting, kann dies zu Frustration bei den Teilnehmern führen, daher sollten Sie sicherstellen, dass das Meeting pünktlich endet.

Planen Sie genügend Zeit ein

Erstellen Sie eine Zusammenfassung des Meetings, einschließlich der wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aktionsschritte. Stellen Sie sicher, dass die Zusammenfassung kurz und prägnant ist und die Teilnehmer sie leicht lesen und verstehen können.

Erstellen Sie eine Zusammenfassung

Senden Sie die Zusammenfassung des Meetings an alle Teilnehmer per E-Mail oder über die Plattform, auf der das Meeting stattgefunden hat. Geben Sie eine Frist für Rückmeldungen oder Korrekturen an, falls erforderlich.

Senden Sie die Zusammenfassung an die Teilnehmer

Überprüfen Sie die Aktionsschritte, die während des Meetings vereinbart wurden, und stellen Sie sicher, dass sie dokumentiert und an die zuständigen Personen weitergeleitet wurden. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, welche Verantwortlichkeiten er hat und welche Fristen einzuhalten sind.

Überprüfen Sie die Aktionsschritte

Senden Sie Erinnerungen an die Teilnehmer, um sicherzustellen, dass die Aktionsschritte innerhalb der vereinbarten Fristen abgeschlossen werden. Überwachen Sie den Fortschritt regelmäßig und halten Sie alle Teilnehmer auf dem Laufenden.

Senden Sie Erinnerungen

Fragen Sie nach Feedback von den Teilnehmern, um das Meeting in Zukunft zu verbessern. Stellen Sie offene Fragen und bitten Sie um konstruktive Kritik und Vorschläge. Nehmen Sie das Feedback ernst und setzen Sie es um, wenn möglich.

Fragen Sie nach Feedback

Analysieren Sie das Feedback und identifizieren Sie Trends und Muster. Erstellen Sie einen Aktionsplan, um die Probleme zu lösen und das Meeting in Zukunft zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer über die Ergebnisse informiert werden und ihre Meinung schätzen.

Analysieren Sie das Feedback

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